Dit Privacybeleid is van toepassing op alle persoonsgegevens die MIND Ypsilon verwerkt van haar leden, abonnees, donateurs, relaties of andere geïnteresseerden.

Indien u lid wordt van Ypsilon, een donatie doet of om een andere reden persoonsgegevens aan Ypsilon verstrekt, geeft u uitdrukkelijk toestemming om uw persoonsgegevens in lijn met dit Privacy-beleid te verwerken.

Wij adviseren u om het Privacybeleid goed door te lezen en een kopie daarvan te bewaren voor uw eigen administratie.

1. Verantwoordelijke

Ypsilon is verantwoordelijke voor de verwerking van de persoonsgegevens. De functionaris gegevensbescherming is bereikbaar via het landelijk bureau van Ypsilon.

2. Welke gegevens verwerkt Ypsilon en voor welk doel?

2.1     Als u zich aanmeldt als lid, abonnee of begunstiger van onze vereniging vragen wij u om persoonsgegevens te verstrekken. Deze gegevens worden opgeslagen in onze administratie en worden gebruikt om onze diensten aan u te kunnen leveren en u te kunnen informeren over onze bijeenkomsten en activiteiten.

In het kader van uw lidmaatschap, abonnement of donateurschap worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

j) bankrekeningnummer en betalingsafspraken.

2.2     Bij het plaatsen van een bestelling of een verzoek om informatie of advies, registreren wij uw persoonsgegevens in onze administratie om de gewenste producten of diensten aan u te kunnen leveren.

In het kader van uw bestelling of verzoek om informatie of advies worden de volgende persoonsgegevens verwerkt:

a) voorletters, eventueel voornaam en achternaam
b) geslacht
c) geboortejaar
d) adresgegevens
e) telefoonnummer
f) e-mailadres

2.3     Ypsilon verwerkt de in sub 2.1 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a)    uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres voor contact over het lidmaatschap, abonnement en/of donateurschap en de eventuele opzegging daarvan, voor de verstrekking van de door u aangevraagde informatie of het afhandelen van de van u verkregen informatie.

b)    uw geslacht om u op uw persoonlijke titel aan te kunnen schrijven.

c)     uw naam en bankrekeningnummer om betalingen, bijvoorbeeld van de contributie af te wikkelen.

d)    uw naam en telefoonnummer om u tot uiterlijk twee jaar na afloop van de overeenkomst te vragen naar uw ervaringen met Ypsilon en u te informeren over de voordelen van het lidmaatschap of donateurschap van Ypsilon.

2.4     Ypsilon verwerkt de in sub 2.2 genoemde persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

a)    uw naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres voor de afhandeling van uw bestelling

en/of uw verzoek om informatie.

b)    uw geslacht om u op uw persoonlijke titel aan te kunnen schrijven.

2.5     Uw gegevens kunnen ook gebruikt worden om u door middel van nieuwsbrieven of anderszins te informeren over (gelijksoortige) activiteiten, diensten en andere producten die het  onderwerp van onze vereniging betreffen, tenzij u heeft aangegeven deze e-mails niet te willen  ontvangen. Afmelding voor deze mailings is te allen tijde mogelijk via een afmeldlink onderaan de mailing (opt-out).

2.6     Als u telefonisch of per e-mail contact heeft met onze adviesdienst, dan kunnen wij uw gegevens schriftelijk vastleggen in ons computersysteem. Wij doen dit om andere medewerkers te kunnen informeren wanneer uw informatie, melding of adviesverzoek hun betrokkenheid vergt.

Indien u wilt dat wij uw gegevens uit het contact met onze adviesdienst niet registreren, ook niet geanonimiseerd, kunt u dit aangeven bij onze medewerkers van de telefonische en online adviesdienst.

2.7     Ypsilon kan de persoonsgegevens anonimiseren en vervolgens op geaggregeerd en geanonimiseerd niveau gebruiken om inzicht te verkrijgen in signalen die maatschappelijk relevant zijn voor onze leden en om haar dienstenaanbod en werkzaamheden te optimaliseren. Zo krijgen we een beeld van de kwaliteit en knelpunten in de zorg.

De geaggregeerde en geanonimiseerde gegevens zijn nooit tot u als individu te herleiden.

3. Bewaartermijnen

3.1     Ypsilon bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor zij in de administratie zijn opgenomen en gebruikt. Uw persoonsgegevens zullen uiterlijk twee jaar na beëindiging van uw lidmaatschap, abonnement of donateurschap van de vereniging uit de administratie worden verwijderd. Direct na afloop van de hiervoor genoemde bewaartermijn zal Ypsilon de persoonsgegevens vernietigen en/of anonimiseren, tenzij het op grond van de wet (bijvoorbeeld op grond van de belastingwetgeving) verplicht is om bepaalde persoonsgegevens langer te bewaren. In dat laatste geval zullen uitsluitend deze specifieke persoonsgegevens gedurende de wettelijke bewaartermijn bewaard blijven.

4. Beveiligingsmaatregelen en bewerkers

4.1     Ter bescherming van uw persoonsgegevens heeft Ypsilon passende technische en organisatorische maatregelen getroffen. Hiermee worden uw persoonsgegevens beveiligd tegen ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking en tegen onopzettelijk verlies, vernietiging of beschadiging.

4.2     Voor de verwerking van de persoonsgegevens maakt Ypsilon gebruik van diensten van derden, zogenaamde bewerkers (bijv. verzending van YN, ledenadministratie, toegang intranet). Deze bewerkers verwerken de persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van Ypsilon. Met de bewerkers heeft Ypsilon een bewerkersovereenkomst gesloten waarin de bewerker wordt verplicht om alle verplichtingen uit de Wet bescherming persoonsgegevens, de Europese algemene verordening gegevensbescherming en dit Privacybeleid na te leven. Via de functionaris gegevensbescherming kan een lijst worden opgevraagd van onze bewerkers.

5. Inzagerecht, verwijdering, klachten en andere vragen

5.1     Via de ledenadministratie (ypsilon@ypsilon.org) kunt u een verzoek indienen om uw persoonsgegevens in te zien, te ontvangen, te wijzigen of te verwijderen.

Ypsilon zal uw verzoek steeds onverwijld in behandeling nemen en u, in ieder geval binnen een maand na ontvangst van het verzoek, informeren over het gevolg dat aan het verzoek is gegeven. Indien Ypsilon uw verzoek niet inwilligt zal zij dat altijd nader toelichten.

5.2     Indien u bezwaar wilt maken tegen de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens als bedoeld in artikel 2, kunt u eveneens contact opnemen met de ledenadministratie (ypsilon@ypsilon.org). Ypsilon zal het bezwaar onverwijld, in ieder geval binnen een maand, in behandeling nemen en de betreffende persoonsgegevens verwijderen, tenzij zij op grond van een wettelijke verplichting genoodzaakt is het betreffende persoonsgegevens te bewaren. Indien dat laatste het geval is, zal Ypsilon u hiervan op de hoogte brengen.

5.3     Indien u klachten heeft over de wijze waarop Ypsilon uw persoonsgegevens verwerkt of uw verzoeken behandelt, kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming (ypsilon@ypsilon.org). Indien dit niet leidt tot een oplossing kunt u natuurlijk altijd gebruik maken van uw recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl) of een beroep te doen op de bevoegde rechter.

5.4     Eventuele andere vragen of opmerkingen over dit Privacybeleid kunnen worden gericht aan onze ledenadministratie (ypsilon@ypsilon.org).

6. Wijzigingen

Dit Privacybeleid kan worden gewijzigd. De wijzigingen worden via de Website bekend gemaakt.

Wij adviseren u om regelmatig het Privacybeleid te bekijken.

Den Haag, 1 januari 2022